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Comptabilité et gestion financière

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Quand on crée une association il est très important de ne pas négliger l'aspect de la gestion et de la comptabilité ainsi que la gestion financière

1. La comptabilité

Si la loi de 1901 ne soumet les associations à aucune obligation comptable, la tenue d’une comptabilité est nécessaire pour en assurer la gestion.

Elle permet de pouvoir établir un rapport financier lors de l’assemblée générale annuelle et servira en cas de contrôles divers, notamment en cas d’octroi d’une subvention par l’administration.

Une association avec un faible budget et qui n’a pas d’activité commercial, pas d’obligations fiscales et pas de salariés peut tenir une comptabilité simple ou de trésorerie. Celle-ci peut être tenue sur un simple cahier.

Une comptabilité est un outil de la fonction de gestion financière indispensable pour :

  • Contrôler les mouvements de trésorerie,
  • Evaluer le coût des activités,
  • Connaître la situation du patrimoine de l’association,
  • Prendre des décisions à partir de l’expérience passée et élaborer un nouveau budget,
  • Justifier de l’emploi des subventions reçues.

Les principes comptables

La comptabilité doit être tenue avec rigueur :    

  • Conservation et classement de tous les justificatifs,
  • Comptabilisation de tous les mouvements de trésorerie,
  • Détermination d’un exercice comptable,
  • Application du principe de continuité des exercices,
  • Utilisation des mêmes méthodes à chaque exercice comptable.

L’équilibre entre les emplois et les ressources de l’association doit être respecté :    

  • Ressources = d’où vient l’argent
  • Emplois = où va l’argent

La tenue de la comptabilité repose sur le principe de la partie double :    

  • A une ressource correspond un emploi :       

        Ex : achat de matériel

  • ressource : argent dans la caisse
  • emploi : achat de matériel

        Ex : encaissement d’une subvention

  • ressource : subvention
  • emploi : versement sur le compte en banque

La tenue des comptes

L’enregistrement : Toutes les entrées et sorties d’argent sont enregistrées au jour le jour. Doivent être mentionnés :

  • Les dates,
  • Les numéros de chèque,
  • Le nom du débiteur ou créditeur,
  • L’affectation ou origine,
  • Le numéro de la pièce justificative,
  • Le numéro ou date des relevés bancaires.

Un contrôle est effectué à chaque réception d’un relevé bancaire pour rapprocher le cahier et le relevé afin de valider les écritures ou relever des anomalies.

  • Les justificatifs : Toute dépense ou toute recette quel qu’en soit le montant, doit être justifiée par une pièce qui sera numérotée par ordre d’arrivée.
  • Le numéro sera reporté sur tout autre document correspondant. Ex : le numéro d’une facture sera reporté sur le talon du chèque réglant la facture.

Le classement : Il faut pouvoir à tout moment retrouver une pièce et le chèque correspondant. Il convient donc de classer ses pièces dans un classeur. Pour cela, vous pouvez prévoir un classeur pour :

  • Les cotisations, subventions, dons… (doubles des reçus, carnets à souches….),
  • Les recettes (factures clients, relevés de billetterie…),
  • Les dépenses (factures fournisseurs, quittance….),
  • La banque (talons de chéquiers, relevés de banque…).

La présentation des comptes

Il s’agit de regrouper les écritures selon leur nature. Le résultat (déficit ou excédent) provient de la différence entre le total des dépenses et celui des recettes.

Dans le cas ou votre association n’organise pas ou très peu de manifestations et pas d’activité dans l’année, vous pouvez utiliser l’exemple de l’annexe 1

Si vous organisez plusieurs manifestations, ou activités,  le grand livre des dépenses et des recettes vous permettra de regrouper vos écritures et de  préparer votre compte de résultat.

 

2 La gestion financière

Le budget prévisionnel

  • Le budget prévisionnel permet de voir si le projet est réalisable.
  • C’est une prévision de dépenses et de recettes pour l’exercice à venir. Il est établi sur une année et doit être équilibré. Les recettes doivent être égales aux dépenses.
  • Il est présenté  à la première assemblée générale de l’année correspondante.

Le compte de résultat

Le compte de résultat est l’état des charges et des produits réalisés au cours de l’année. Il ne prend en compte que les données de l’année écoulée.

Il permet de savoir si l’association a, durant l’année, réalisé :

  • Un excédent : le total des dépenses est inférieur à celui des recettes.
  • Un déficit : le total des dépenses est supérieur à celui des recettes.

Le résultat de l’exercice est le solde entre les dépenses et les recettes de l’exercice en cours auquel on ajoute celui de l’exercice précédent. (déficit ou excédent)

  • Le résultat est positif : on le reporte en recettes dans le prochain budget primitif,
  • Le résultat est négatif : on le reporte en dépenses dans le prochain budget primitif.