Organiser une manifestation

Une association peut dans la limite autorisée, organiser 6 manifestations « lucratives » par an, sans pour autant être assujettie aux impôts commerciaux. Néanmoins, elle doit se soumettre à un certain nombre de règles et obligations. Ainsi, toute association désirant organiser une manifestation doit, au préalable, faire une demande ou une déclaration auprès des services municipaux.

La manifestation peut se dérouler dans un équipement public ou sur la voie publique.

Quelles sont les démarches à effectuer ?

1 - Avant la manifestation

Auprès de la Mairie :

Demander l’autorisation d’organiser une manifestation dans un équipement public ou voie publique
Ouverture d'un débit de boissons temporaire :
demande_douverture_dun_debit_de_boisson.pdf [19]
Une demande de matériels
Publiez votre évènement sur le site de la Ville [20]

Auprès de la Préfecture ou sous-Préfecture :

Demande d’autorisation concernant l’organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, vols d’avions, de montgolfières
Manifestation sportive sur voie publique
cerfa_13391_dde_autorisation_evenement_sportif_voie_publique.pdf [21]
ou
cerfa_13447_declaration_organisation_manif._sportive_sur_voie_publique.pdf [22]
demande_lacher_ballons.pdf [23]

Assurance :

S’assurer que son contrat couvre bien la manifestation, sinon demander un avenant.

Droits d’auteur :

Demander l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels …) auprès de l’organisme gérant les droits d’auteur concerné (SACEM, SACD…)

Billetterie :

Le carnet peut comporter deux volets (instruction fiscale du 9 août 1971) précisant, la date, le titre de la manifestation, son prix et la numérotation suivie du billet ou des carnets. Les coupons de contrôle et les souches de billets doivent être conservées pendant 1 an.

Vente au déballage :

Demander l’autorisation auprès de la mairie (moins de 300 mètres carrés) :

declaration_prealable_vente_au_deballage.pdf [24]

Le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel :

Si l’association organisatrice emploie occasionnellement des artistes et techniciens du spectacle, s’adresser au GUSO https://www.guso.fr/webguso/accueil [25]

Mouvement sportif :

Inscription au calendrier fédéral (et règlements spécifiques, arbitres, etc…)

2 - Pendant la manifestation

Respecter les arrêtés préfectoraux, municipaux ou conventions, notamment concernant les règles de sécurité, d’hygiène, de salubrité, respect de l’heure de fermeture, respect de la capacité légale d’accueil des locaux, respect des règles de surveillance, limitation éventuelle du nombre des entrées….

Respecter les dispositions du Code Général des débits de boissons et des mesures de lutte contre l’alcoolisme :

Respect des consignes de tri
Respect des abords du site
fermeture des lumières si inutiles et au départ
fermeture des ouvrants et pas d'intervention sur les organes de chauffage
utilisation de l'eau au juste besoin
Interdiction de donner de l’alcool à des personnes manifestement ivres ou mineures
Interdiction formelle de recevoir dans la salle des personnes déjà en état d’ébriété.
Respect de l’heure de fermeture

En cas d’incident : Prévenir la police municipale

3 - Après la manifestation

Restituer les matériels prêtés
Laisser les locaux ou les espaces publics mis à la disposition de l’association dans un bon état de propreté
Signaler auprès des services municipaux toutes anomalies qui seraient survenues au cours de la manifestation
Tenir sa comptabilité à jour