Organiser une manifestation

La manifestation peut se dérouler dans un équipement public ou sur la voie publique.

Quelles sont les démarches à effectuer ?

1 - Avant la manifestation

Auprès de la Mairie :

• Demander l’autorisation d’organiser une manifestation dans un équipement public ou voie publique
• Ouverture d'un débit de boissons temporaire :
  demande_douverture_dun_debit_de_boisson.pdf [18]
• Une demande de matériels  
• Publiez votre évènement sur le site de la Ville [19]

Auprès de la Préfecture ou sous-Préfecture :

• Demande d’autorisation concernant l’organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, vols d’avions, de montgolfières
• Manifestation sportive sur voie publique
  cerfa_13391_dde_autorisation_evenement_sportif_voie_publique.pdf [20]
  ou
  cerfa_13447_declaration_organisation_manif._sportive_sur_voie_publique.pdf [21]
• demande_lacher_ballons.pdf [22]

Assurance :

S’assurer que son contrat couvre bien la manifestation, sinon demander un avenant.

Droits d’auteur :

Demander l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels …)  auprès de l’organisme gérant les droits d’auteur concerné (SACEM, SACD…) et faire des pré-déclarations afin d’obtenir une réduction sur les frais de droits d’auteurs :

• SACEM, Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique : https://clients.sacem.fr/autorisations [23]  - Contact délégation de Nantes : dl.nantes@sacem.fr [24] 02 90 92 21 10
• SACD, Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques : https://www.sacd.fr/compagnie-amateur-demander-une-autorisation [25]

Billetterie :

La mise en place d’une billetterie est obligatoire pour les événements payants. Elle est facultative pour les manifestations gratuites mais vous permet de contrôler la jauge.

Vous pouvez mettre en place une billetterie manuelle avec des billets à souches. Le carnet peut comporter deux volets (instruction fiscale du 9 août 1971) précisant, la date, le titre de la manifestation, son prix et la numérotation suivie du billet ou des carnets. Les coupons de contrôle et les souches de billets doivent être conservées pendant 1 an.

Il existe aussi différentes solutions pour mettre en place une billetterie en ligne via des sites spécialisés pour les associations, par exemple :

• Helloasso : https://www.helloasso.com/outils/vendre-mes-billets?app_id=blog [26]
• Assoconnect : https://www.assoconnect.com/fonctionnalites/billetterie-association/ [27]

Eco-manifestation :

La Mairie d’Orvault peut vous accompagner pour organiser votre manifestation de façon responsable à travers différentes actions :

• Gérer vos déchets
• Optimiser vos déplacements
• L’accessibilité de votre évènement
• Vos approvisionnements
• Communiquer sur la démarche

Les fiches éco-manifestation : https://www.orvault.fr/sites/default/files/developpement_durable/fiches_ecomanifestations_0.pdf [28]

Pour vous aider vous pouvez contacter le Service d’Education au Développement Durable : 02 51 78 31 15 / sedd@mairie-orvault.fr [29]

Vente au déballage :

Demander l’autorisation auprès de la mairie (moins de 300 mètres carrés)  :

declaration_prealable_vente_au_deballage.pdf [30]

Le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel :

Si l’association organisatrice emploie occasionnellement des artistes et techniciens du spectacle, s’adresser au GUSO https://www.guso.fr/webguso/accueil [31]

Mouvement sportif :

Inscription au calendrier fédéral (et règlements spécifiques, arbitres, etc…)
         

2 - Pendant la manifestation

Respecter les arrêtés préfectoraux, municipaux ou conventions, notamment concernant les règles de sécurité, d’hygiène, de salubrité, respect de l’heure de fermeture, respect de la capacité légale d’accueil des locaux, respect des règles de surveillance, limitation éventuelle du nombre des entrées….
     
Respecter les dispositions du Code Général des débits de boissons et des mesures de lutte contre l’alcoolisme :

• Respect des consignes de tri
• Respect des abords du site
• fermeture des lumières si inutiles et au départ
• fermeture des ouvrants et pas d'intervention sur les organes de chauffage
• utilisation de l'eau au juste besoin
• Interdiction de donner de l’alcool à des personnes manifestement ivres ou mineures
• Interdiction formelle de recevoir dans la salle des personnes déjà en état d’ébriété.
• Respect de l’heure de fermeture

En  cas d’incident : Prévenir la police municipale
         

3 - Après la manifestation

• Restituer les matériels prêtés
• Laisser les locaux ou les espaces publics mis à la disposition de l’association dans un bon état de propreté
• Signaler auprès des services municipaux toutes anomalies qui seraient survenues au cours de la manifestation
• Tenir sa comptabilité à jour
• Procéder aux déclarations de droits d’auteurs préalablement pré-déclarées à la SACEM ou à la SACD. Si vous avez programmé un concert, un spectacle musical, vous devez également faire une déclaration auprès du Centre National de la Musique pour toute manifestation ayant diffusée un spectacle musical : https://cnm.fr/taxe/ [32] . Pour un spectacle d’art dramatique, lyrique ou chorégraphique, il faut faire une déclaration auprès de l’ASTP Association pour le Soutien du Théâtre Privé : https://www.astp.asso.fr/LA-TAXE/PRINCIPES-G%C3%89N%C3%89RAUX [33]
• Faire un bilan moral et financier de votre manifestation.